先日、チームメンバーとのコミュニケーションで大きな行き違いがありました。
最終的にはお互いに話し合い、今では通常通り仕事をしています。
ただ、この出来事を振り返ってみると、
「もっと早く異変に気づくことができたのではないか？」
という反省が残りました。
今回はその経験から、管理職として意識したいと思った3つのサインについて整理します。
1．「予定」と「実際」のズレを見る
今回の出来事の発端は、ある業務のトラブルでした。
夕方には完了する予定だった業務で日中からエラーが発生していたものの、それに気づかないまま予定時刻を大きく過ぎてしまいました。
私はその業務を担当しているメンバーが残っていることには気づいていました。
しかし、別の仕事も持っていることを知っていたため、
「自分の仕事をしているのだろう」
と思い込み、特に確認しませんでした。
結果として、トラブルを知ったのはかなり時間が経ってからでした。
ここで学んだのは、
「予定と違う」ということ自体が、確認すべきサインになる
ということです。
「○時に終わる予定だったのに、まだ続いている」
「普段なら終わっている作業が終わっていない」
そんな小さなズレに気づいたら、
「何かあった？」
と一言確認する。
それだけで問題を早期発見できることがあります。
2．「いつもと違う」を見逃さない
仕事では、数字や進捗だけでなく、人の変化にもサインがあります。
例えば、
- 普段より会話が少ない
- いつもより余裕がなさそう
- 相談の仕方が普段と違う
- 表情や声のトーンが違う
こうした変化です。
もちろん、すべてに声をかければいいわけではありません。
しかし普段の状態を知っているからこそ、
「今日はいつもと違うな」
と気づくことができます。
今回の経験から、管理職に必要なのは問題が起きてから対応することだけではなく、普段からメンバーを知っておくことなのだと改めて感じました。
3．相談の「第一声」だけで判断しない
今回、私自身が特に反省したポイントです。
トラブルが大きくなった後、メンバーから突然ある依頼をされました。
私としては状況が分からなかったため、
「何が起きていて、私は何をすればいいのか」
を確認しようとしました。
しかし相手はすでに長時間トラブルに対応しており、かなり余裕を失っていました。
一方の私は事情を知らない。
この状態で会話を始めたことで、お互いの受け取り方にズレが生まれてしまいました。
後から話し合ってみると、
「冷たく対応されたように感じた」
と相手から教えてもらいました。
私自身にそのつもりはありませんでしたが、表情や態度からそう感じさせてしまったのだと思います。
だからこそ、
相手の第一声に反応する前に、「何があった？」と背景を確認する。
特に相手が普段と違う状態なら、一度受け止めてから状況を整理する。
今後は意識したいと思っています。
「もっと気にする」だけでは解決しない
ここまで振り返ると、
「もっとメンバーを気にかけよう」
という結論になりそうです。
ただ、それだけでは不十分だと思っています。
なぜなら、私がすべてのメンバーのすべての仕事を常に見ていることはできないからです。
今回も、そもそも業務上のエラーに早く気づける仕組みがあれば、問題がここまで大きくならなかった可能性があります。
例えば、
- エラーが起きたら分かるようにする
- 予定時刻を超えたら状況を確認する
- 引き継ぐときに「異常時にどうするか」も共有する
といった仕組みです。
人への気配りだけに頼らず、異常を自然に発見できる仕組みを作る。
これも管理職の仕事なのだと思います。
自分の改善点と、相手の改善点を分ける
もう一つ、今回大切だと思ったことがあります。
トラブルの後、相手と改めて話す機会がありました。
お互いに「こう感じていた」「ここは良くなかった」と話し、それぞれ謝罪して終えることができました。
その中で感じたのが、
すべてを自分の責任にする必要も、すべてを相手の責任にする必要もない
ということです。
相手には相手の改善点があり、私には私の改善点があります。
大切なのは「どちらが悪かったか」を決めることより、
次に同じことが起きたとき、どうすればもっと良く対応できるか
を考えることだと思います。
まとめ：人を見ることと、仕組みを見ること
今回の経験から、私は次の3つを意識することにしました。
- 予定と実際のズレを見る
- 普段との違いを見る
- 相談の第一声だけで判断せず、背景を確認する
そしてもう一つ。
問題を「もっと気をつけよう」で終わらせず、
異常を早く発見できる仕組みを作れないか考える。
人を見ることと、仕組みを見ること。
この両方ができるチームを作っていきたいと思います。
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